Masseutsendelse av SMS via SvarUT

Denne veilederen vil ta deg igjennom hvordan du kan sende SMS til flere personer samtidig ved å benytte SMS-tjenesten i SvarUT.

For å benytte SMS via SvarUT må tjenesten konfigureres opp. Dette står beskrevet her: https://portal.fiks.ks.no/hjelp/konfigurer/ Dette kan Fiks-administrator i din kommune gjøre. Vet du ikke hvem som er din Fiks-administrator, send gjerne en e-post til fiks@ks.no.

Dette må du gjøre i flere steg:

  • Lage en hendelsesrapport over alle indekser registrert i dag fra Fiks smittesporing
  • Eksportere hendelsesrapporten til Excel
  • Kopiere over fødselsnummer til SmsMottaker_mal for SMS utsendelse i SvarUT
  • Laste opp mal med fødselsnummer/telefonnummer og sende SMS

Lage hendelsesrapport over alle indekser registrert i dag fra Fiks smittesporing

Logg inn på Fiks smittesporing https://covid19.fiks.test.ks.no/

Åpne programmet Hendelsesrapporter, velg Tabellstil og Resultattype som vis i steg 1 og 2.

Fyll ut steg 3 – 7 under Data og steg 8 og 9 under Perioder.

Pass på å fjerne standardvalget “Siste 12 måndeder” under Periode

For å søke frem felter så velg forstørrelsesglasset under feltet hvor du velger Program.

Eksportere hendelsesrapport til Excel

Trykk Oppdater og velg Last ned, velg Microsoft Excel (.xls)

Åpne Excel-filen, den ligger på Download-området. Filen heter “enrollments”

Formatet på fødselsnummeret ser rart ut. Marker kolonnen med Fødselsnummer og utvid den(dobbeltklikk på høyre side av kolonnen). Da vil du se alle 11 sifferne.

Marker cellen under overskriften “celle K3” i dette eksemplet – Hold Shift nede og trykk på End. Trykk Ctrl+C.

Kopiere over fødselsnummer til SmsMottaker_mal for SMS utsendelse i SvarUT

Mal som må benyttes for å laste opp mottakere i Svar UT:

Åpne Regneark på linken over og sett markøren i Celle A2. Trykk Ctrl+V.

Hvis det er noen mottakere som ikke har fødselsnummer, men bare telefonnummer så gjenta kopieringsjobben fra kolonne L og M.

Telefonnummere fra kolonne L og M kopieres inn i kolonne B i malen for SMSmottakere.

De som allerede har fødelsnummer trenger ikke å ha mobilnummer. SvarUT henter mobilnummer fra Kontakt og reservasjonsregisteret basert på fødselsnummer.

OBS!! Duplikater: du kan ikke ha to like telefonnummere eller fødselsnummer i mottakerlisten.

Lagre malen ned på et område hvor du finner den igjen.

Laste opp mal med fødselsnummer/telefonnummer og sende ut via SvarUT

  1. Logg deg på BankID
  2. Velg SMS i hovedmenyen(Du må ha få satt opp en avsender før du kan sende ut. Se punkt øverst på siden.)

Du kan legge inn inntil 642 tegn i teksten som skal sendes ut, men dette deles da på flere SMS-meldinger. Moderne mobiltelefoner får dette satt sammen igjen til en melding. 

Du må først velge en avsender, ref. forrige punkt. Her kan du alternativt legge inn en tekst, slik det er vist i eksempelet fra “Storevik kommune”. Denne teksten kan ikke være lenger enn 11 karakterer. Dersom du bruker en tekst her kan mottakeren ikke svare på meldingen, noe som oftest heller ikke er ønskelig.

Du kan legge inn inntil 642 tegn i teksten som skal sendes ut, men dette deles da på flere SMS-meldinger. Moderne mobiltelefoner får dette satt sammen igjen til en melding.