Hva om importen svikter i SvarInn?

Fra tid til annen svikter importen av forsendelser. Erfaring tilsier at dette nesten alltid skyldes problemer i fagsystemet som skal motta post. Det er da viktig å reagere raskt!

En forsendelse som ligger i SvarInns kø for import vil ha status “Klar for mottak”. Da venter bare SvarInn på at fagsystemet skal laste ned forsendelsen og sende bekreftelse til SvarInn om at forsendelsen er å anse som mottatt.

Dersom SvarInn oppdager at det går unormalt lang tid før fagsystemet importerer en forsendelse, blir det sendt ut en automatisk epost. Siden SvarInn er konstruert for å handle raskt, blir denne eposten sendt ut allerede når SvarInn har registret at det har gått mer enn 2 timer. Forsendelsen vil også bli merket med en “Advarsel”. Påminnelsene fortsetter å komme 3 ganger per dag, inntil problemet er løst.

svarinn_adminDen automatiske eposten går til den/de adressen(e) som dere har oppgitt under fanen “Administrasjon” i menyvalget “Mottakersystem”. Siden det er viktig å reagere raskt, bør virksomhetene oppgi epostadresser til flere personer som også har rollen som lokal administrator for mottakersystemet. Vi synes også det er en god idé å legge inn adressen til postmottaket, slik at vi er sikre på at noen faktisk leser dette.

svarinn_varselTil høyre ser dere et eksempel på en slik epost. Der fremkommer det hvilket mottakersystem dette gjelder og hvor mange forsendelser som har ligget unormalt lenge i påvente av at fagsystemet skal importere.

Her står det også at forsendelsene kan lastes ned manuelt. Derfor er det viktig at denne eposten kommer frem til lokale administratorer, som helst skal ha denne rollen både i SvarUt og SvarInn, men som også må ha rollen “Post/arkiv” i Altinn for å kunne åpne post til det angitte org.nummeret. I denne sammenhengen opptrer nemlig lokal administrator som mottaker.

Hva er årsaken til problemene?

Erfaring tilsier at nesten alle slike problemer skyldes feil hos mottakeren. Vi har ikke registrert noen feil i selve SvarInn. Dessuten ville slike feil vanligvis føre til at forsendelsen ble rutet til Altinn.

Det er heller ikke sikkert at problemet skyldes en feil i fagsystemet. I mange tilfeller har det vist seg at problemet oppstår på grunn av feil eller mangler i konfigurasjonen av importen i fagsystemet, og som resulterer i at fagsystemet ikke kan behandle den innkomne forsendelsen. Slike problemer har vært vanlig i flere fagsystemer, ikke minst i ePhorte og Elements fra Evry. Det ble derfor informert spesielt om dette i et blogginnlegg, hvor også Evry bidro med informasjon.

Er dere i tvil må dere kontakte leverandøren av fagsystemet. KS kan nesten aldri bidra til å løse slike problemer.

Laste ned manuelt

Dersom problemet ikke lar seg løse innen rimelig tid, må dere laste ned forsendelsen manuelt og bekrefte at denne er mottatt i SvarInn.

Gå da inn på https://svarut.ks.no/forsendelser og velg fanen “Innkommende”. Vedkommende som skal laste ned manuelt må ha rollen “Post/arkiv” i Altinn for det aktuelle organisasjonsnummeret som er brukt som adresse.

Klikk på “Last ned forsendelse” og deretter “Sett forsendelse mottatt”, som vist i følgende skjermbilde:

NVE-360-feil

Det viktigste er likevel at dere reagerer! Det er dere, som mottaker av posten, som også har det hele og fulle ansvaret for å åpne denne!

Et spesielt tilfelle – post fra NVE til virksomheter som har Acos WebSak

I en periode fra høsten 2018 var det en feil i sak/arkivsystemet hos NVE, som er Public 360 fra Tieto, og som førte til problemer for mottakere som har Acos WebSak.

Her kan både Tieto og Acos bidra til å få løst problemene. Dette er omtalt i et eget blogginnlegg

Inntil problemet er løst må altså alle slike forsendelser lastes ned manuelt.