Søk etter forsendelser, rapporter og statistikker

I SvarUt har vi en svært nyttig funksjon for å søke etter én eller flere forsendelser.

Gå til https://svarut.ks.no/forsendelser/. Du må ha tilgangen “Lese” eller fulle rettigheter. Husk at du kan ha fått tilgang til kun én eller et utvalg avsendere, ikke hele organisasjonen.

Søkefunksjonene

Det første du da ser er søkemulighetene.

forsendelser-sok

Dersom du søker én bestemt forsendelse og har forsendelseID’en, skriver du den inn i første felt. Det er ikke sikkert du behøver å skrive alle karakterene.

Dersom du ikke har forsendelseID’en bør du forsøke å avgrense søket. Her har du mange muligheter. Det mest nærliggende er kanskje å avgrense i tid ved å angi fra- og til-dato.

Dersom kommunen/virksomheten har flere fagsystemer, kan det aktuelle velges i “Avgivende system”. Dessverre er ikke alle fagsystemleverandører flinke til å følge våre anbefalinger. Det betyr f.eks. at det avgivende systemet i Ringerike kommune er “RINGERIKE KOMMUNE”. Det hadde selvsagt vært mye bedre om det sto “ESA”. For de fleste kommuner og virksomheter er imidlertid ikke dette noe problem.

Noen få lokale administratorer har tilgang til flere organisasjoner. Det gjelder f.eks. i noen kommunesamarbeid der en sentral IT-enhet forestår konfigurasjonen av SvarUt. Disse lokale administratorene kan da velge hvilken organisasjon de skal søke innen.

Nivået under organisasjonen er avsender. Dette er “tilkoplingspunktet” for fagsystemene i kommunen, for eksempel sak/arkivsystemet.

Status-feltet er ofte interessant. Kanskje du er på jakt etter en eller flere forsendelser som du vet er avvist? Da kan du snevre inn søket til kun disse.

I mottakerfeltet skriver du inn hele eller deler av navnet på mottaker. Du behøver ikke skrive hele mottakernavnet og du behøver heller ikke starte på begynnelsen, men rekkefølgen er viktig. Består mottakernavnet av flere ord, må disse skrives i riktig rekkefølge. Er brevet adressert til “Nordmann Ola” finner du det ikke under “Ola Nordmann”. Merk også at søk etter de særnorske bokstavene æøå krever at disse skrives med store eller små bokstaver slik det er ekspedert til SvarUt. Er du på jakt etter en forsendelse som er adressert til “HÅKON DAGLIGVARER AS” kan du altså ikke skrive “håkon dagligvarer as”, siden en liten “å” oppfattes som en annen karakter enn en stor “Å”. Du kan for så vidt skrive “hÅkon dagligvarer”, men for å komme utenom dette problemet kan du skrive “kon dagligvarer” og således helt unngå utfordringen med æøå.

Det siste søkekriteriet er EksternRef. Det kan brukes dersom fagsystemet sender ved en referanse ved ekspederingen. For SvarUt blir da dette en ekstern referanse til kommunen/virksomhetens fagsystem. Dette feltet vil kun være relevant for kommuner/virksomheter som har fagsystemer som kommuniserer med versjon 5 av forsendelseService.

Helt til slutt kan du merke av dersom du kun vil se forsendelser hvor det er angitt en advarsel. Det kan f.eks. forekomme dersom en forsendelse blir liggende unormalt lenge i en status. Vanligvis opptrer dette når kvitteringene fra den sentrale utskriftsleverandøren blir forsinket slik at forsendelsen blir liggende unormalt lenge i status “Sendt print”

Resultatene

Etterhvert som du snevrer inn søket vil også listen over forsendelsene bli færre.

forsendelser-resultat

Her er listen over de tre siste forsendelsene sendt manuelt fra en testavsender i SvarUt. Du ser umiddelbart tidspunktet når dette ble ekspedert til SvarUt. Du ser også siste status og tidspunktet for når denne ble satt. Deretter kommer tittelen på forsendelsen, fra hvilken avsender den kommer og hvilket avgivende system. Til slutt står navnet på mottakeren. Helt ute til høyre finner du et hjul med en nedtrekksmeny. I denne har du ulike muligheter til å stoppe prosesseringen av forsendelsen, sende nye varsler via Altinn eller SDP eller sende til print.

I den nederste av disse tre forsendelsene har vi klikket på den venstre pilen og fått frem detaljene. Det meste her er selvforklarende.

I de fleste tilfeller kan lokale administratorer laste ned originaldokumentene, både de som er videresendt digitalt og de som eventuelt sendes til print. Vær da klar over at SvarUt loggfører hvem som åpner dokumentene med fullt fødselsnummer. Dette er i henhold til kravene om sporbarhet. Det samme gjelder om sentrale administratorer gjør det samme.

Nederst i dette feltet kommer en komplett ekspederingslogg. I dette eksempelet er forsendelsen sendt kun digitalt til et firma. Det fremgår at firmaet ennå ikke har lest denne hvor altså siste status er “Sendt digitalt” med detaljene “Forsendelse 1f83b1f7-b02d-4563-a9a6-6e18ace5f933 er sendt digitalt.”

Andre eksempler fra loggen er f.eks. de to siste radene i loggen for den som ble sendt Steinar Brun og har status “Levert sdp”. Her er avslutningen på loggen:

28.04.2016 09:20:54 – Forsendelse sendt til SDP postkasse ‘Digipost’, sdpMeldingsId=’82c5599c-951f-45ec-9e6b-70fc4e1767cd’, behandlingsansvarligOrgnr=’971032146′, behandlingsansvarligAvsenderIdentifikator=’null’, behandlingsansvarligFakturaref=’null’, mottakerPostkasseadresse=’steinar.brun#0670′, sendtMedDokument=”
28.04.2016 09:30:04 – Forsendelse levert til SDP 28.04.2016 09:20:55

Her fremgår det at forsendelsen klokken 09:30:04 er bekreftet levert til mottakerens postkasse i Digipost. Selve dokumentet er ikke sendt frem til postkassen, kun en varselmelding, slik det fremgår av siste del av første status: “sendtMedDokument=”. Når det ikke er noen status “Lest” vet vi i dette tilfellet at mottakeren ikke har lastet ned dokumentet. Dersom kommunen velger å sende hele dokumentet frem til mottakerens postkasse, vil ikke SvarUt kunne registrere om det blir lest. Da vil alltid siste status være “Levert sdp”.

For det øverste av disse tre eksemplene ser vi at status er “Lest”. De to siste innslagene i loggen er:

10.05.2016 08:27:59 – Varsling sendt til Altinn
10.05.2016 08:31:12 – Lest av 090857*****

Her ser vi når posten ble lest og av hvem. Personnummeret er anonymisert i dette eksempelet. Vær også forsiktig med å kommunisere et fullt fødselsnummer over telefon eller epost. Fødeslnsummeret er personinformasjon. Dersom det er viktig å fortelle hvem som har åpnet det, holder det ofte å fortelle at det er en som er født 9. august i 1957.

Last ned resultatet

Er loggen stor og du ønsker å analysere dette nærmere vil det lønne seg å eksportere resultatene til en fil. Mellom søkeboksene og resultatet finner du to “knapper”.

forsendelser-downloadDen (CSV) første bruker du dersom du vil laste dette ned som en kommaseparert fil. Den kan da leses inn i blant annet Excel. Du må da konvertere tekst til kolonner med komma som skilletegn. Dersom det er store datamengder kan denne måten være å foretrekke, men for mer normale datamengder kan du like gjerne eksportere direkte til Excel-formatet.

Etter dette er det kun Excel-kunnskap som begrenser deg. Et par tips er å aktivisere filter, slik at det i overskriftene er lett å gjøre utplukk. For mer avanserte funksjoner anbefaler vi bruk av Pivot-tabeller. Det finnes masse informasjon om dette på nettet, blant annet noen greie Youtube-videoer:

NB! I videoene markedsføres PivotPal. Dette er absolutt ikke nødvendig!