Oppsett av mottak i sak/arkivsystemene

1. Mottaksservice

Mottaksservice gjør det mulig å laste ned og kvittere ut forsendelser før de varsles gjennom Altinn og deretter eventuelt sendes til utskrift.

1.1 Hva er Mottaksservice?

Primært brukes Mottaksservice til å automatisere nedlasting og import av forsendelser direkte i sakssystemer. Fra en forsendelse er mottatt i SvarUt er den tilgjengelig for nedlasting via mottaksservicen. Dersom forsendelsen ikke blir lastet ned innen 2 timer vil mottakersystemet få en advarsel mail.

Mottaksservice gir mulighet for å laste ned sensitive forsendelser. Dette betyr at mottaker må legge inn sitt offentlige sertifikat i SvarUt, og bruke sin private nøkkel til å dekryptere forsendelsesfilene som blir lastet ned. Alle forsendelser blir sendt på denne måten selv, uavhengig av om forsendelsen er nivå 3 eller 4.

Mottaksservicen består av 3 tjenester (se også detaljert beskrivelse):

  • hentNyeForsendelser – Henter nye forsendelser som er klar for import.
  • getForsendelsefil – Henter filen for en gitt forsendelse, enten som PDF eller zipfil. Filen vil være kryptert og må dekrypteres etter nedlasting.
  • kvitterMottak – Kvitterer ut en gitt forsendelse. Forsendelsesstatus vil bli satt til lest. Dette stopper varsel til Altinn og senere printing.

Sakssystemer må klargjøres for bruk av mottaksservicen. SvarUt-teamet har laget en modul som kan brukes for noen leverandører, samt fungere som et eksempel på hva som er nødvendig for integrasjon med SvarUt. Denne modulen er tilgjengelig her.

1.2 Hvordan bruke Mottaksservice?

Mottaksservicen konfigureres under menypunktet Mottakersystem. Her kan administrator opprette nye mottakersystem og gi personer tilgang til mottakersystemet. Deretter kan personene som har fått tilgang selv utføre resten av stegene. De første 3 stegene utføres kun én gang, steg 4 en gang som en test. De siste tre stegene bør settes opp som en regelmessig jobb som kjøres hvert 15. minutt.

• Opprett mottakersystem

En administrator oppretter et mottakersystem som skal ha tilgang til forsendelser. I dette steget legges det inn minst én person som har tilgang til dette mottakersystemet. Personen blir gitt tilgang basert på fødselsnummeret sitt.

• Legg til organisasjon

Personen som ble gitt tilgang i punktet over legger inn organisasjoner som mottakersystemet skal ha tilgang til. SvarUt sjekker om personen har tilgang til organisasjonsnummeret ved å spørre Altinn.

• Generer servicepassord

Personen genererer et servicepassord. Dette passordet brukes for å validere mottakersystemet mot automatisk importtjeneste. Dette gjøres via mottakersystem-siden, under “Service” fanen for et mottakersystem. Mottakersystemet må bruke brukernavnet og servicepassordet for autentisering ved hver nedlasting.

• Registrér offentlig sertifikat

Personen må laste opp mottakersystemets offentlige sertifikat. Dette gjøres også viamottakersystem-siden, under “Service” fanen for et mottakersystem. Den private nøkkelen brukes i mottakersystemet for å dekryptere forsendelsesfiler etter nedlasting (se her for et eksempel på integrasjon).

• Send forsendelse

Opprett minst en forsendelse til en organisasjon som personen har tilgang til.

• Hent nye forsendelser

Kall automatisk importtjeneste og oppgi brukernavn og servicepassord ved autentisering. Alle forsendelser mottakersystemet har tilgang til returneres som en liste. Merk at listen ikke inneholder selve filene, kun informasjon om forsendelsen.

• Hent forsendelsefil

Etter autentisering og nedlasting av forsendelser, oppgi forsendelseid til en forsendelse til importtjenesten. Dette kallet returnerer selve filen enten som zip-fil eller som PDF.

• Kvittér for mottak

Siste steg er å kvittere ut forsendelsen. Oppgi forsendelsesid til importtjenesten, og forsendelsen markeres som lest.

1.3 Forsendelsesflyt i SvarUt

2   Oppsett sakarkivløsningene

SvarInn er implementert noe ulikt i sakarkivløsningene, og det er forskjellige muligheter for å konfigurere mottak for SvarInn.

Under gir vi eksempler på oppsett forskjellige oppsett fra ulike kommuner.

Vi presiserer at dette altså kun er eksempler på hvordan noen kommuner har implementert dette. Eksemplene kan være gamle. Vi anbefaler uansett å kontakte leverandøren av fagsystemet, vanligvis sak/arkivsystemet, før implementasjonen i fagsystemet starter opp.

Ved oppsett har kommunene vurdert:

  • Regler for kontroll med intern tilgang til informasjon
    • Skal journalposten skjermes til arkivet har kvalitetssikret, fordelt og journalført?
    • Hvordan skal inngående journalpost skjermes?
  • Fordeling av saker og dokumenter
    • Hvordan fordeles saker og journalposter?
    • Benyttes det ufordelte saker og journalposter
  • Rutiner for kvalitetssikring
  • Tidspunkt for publisering til offentlig journal

2.1  ePhorte

Her er to ulike eksempler, begge fra oppsett som ble gjort i 2016. Dette kan gi ideer om hvordan en slik implementasjon kan gjøres, men vi anbefaler likevel å kontakte Evry i forkant.

2.1.1  Vinje kommune

Vinje kommune har klargjort en egen fordelingssak i ePhorte for SvarInn. Dokumenter som mottas i fordelingssaken blir fordelt til rett sak, kvalitetssikret i henhold til rutiner og journalført. Arkivet søker fram saken under «Arkivsøk» «SvarInn-fordelingssak». Saken ligger som «ufordelt» til administrativ enhet, og det samme gjør det inngående dokumentet.

Kommunen har valgt at alle dokumenter som kommer via SvarInn automatisk får journalstatus M. Dette er gjort for at arkivtjenesten skal kunne kvalitetssikre opplysningene før de kommer på postjournalen. Vinje kommune ønsker ikke å legge inn tilgangskode på saksnivå i sin fordelingssak, og har heller ikke valgt arv av tilgangskode og tilgangsgruppe fra sak. Kommunen har vurdert at det er en risiko å la journalposten bli automatisk journalført og komme på postjournal uten kvalitetssikring.

Oppsett i ePhorte

Journalstatus: M – midlertidig registrering
Sakstittel: SvarInn – fordelingssak
Ansvarlig: Ufordelt (på Administrativ enhet og Saksansvarlig)
Søkekriterier: Saksår og Sekvensnummer (saksnummer) – lagres som «Arkivsøk».

1.1.2  Stjørdal kommune

Stjørdal kommune har valgt å sette opp fordelingssaken for SvarInn i ePhorte med utsatt offentlighetsvurdering. Kommunen har konfigurert arv av skjerming fra sak til journalpost.

Journalposten kommer inn i fordelingssaken med journalstatus J. Dette vil si at Journalposter som mottas i Stjørdal kommune blir automatisk journalført, og arver tilgangskode og skjerming.

Oppsett i ePhorte

Journalstatus: J – Journalført (dokument er registrert, og registreringen er kvalitetssikret)
Sakstittel: Fordelingssak – SVARINN
Ansvarlig: Servicetorg/Arkiv, Arkivleder
Arkivdel: Barn (arkivdel som ikke publiseres)
Tilgangskode: XX – Utsatt offentlighet
Hjemmel: Offl § 5 tredje ledd

Fordelingssak:

fordellingssak

Tilgangskode XX – Utsatt offentlighet, registrert med automatisk avskjerming av tittel:

tilgangskode-xx

Når det blir mulig å motta journalposten direkte rett på sak i ePhorte, ønsker Stjørdal kommune også et oppsett der gradering arves fra sak. Dersom saken er uten skjerming/gradering vil også dette arves. Journalposten vil følge samme publisering som saken. I Stjørdal kommune publiseres journalposter til innsynsløsningen ved midnatt, som betyr at dokumenter som kommer inn mellom arbeidsslutt og midnatt ikke blir manuelt kontrollert.

1.2  ESA

1.2.1  Troms fylkeskommune

Troms fylkeskommune tester SvarInn i ESA. I testperioden har fylkeskommunen opprettet en fordelingssak i ESA som er merket med utsatt offentlighet, og med arv av skjermingskode til journalpost. Journalposten får journalstatus M.

Troms fylkeskommune har ikke tatt stilling til om fordelingssaken fortsatt skal skjermes når SvarInn settes i produksjon. Dersom tilgangskode/gradering ikke følger med vurderer fylkeskommunen å beholde skjermingskode XX på saken.

Troms fylkeskommune har foreløpig ikke testet journalpost der saksreferanse følger med. Fylkeskommunen har testet SvarInn mot ikke er ESA-kunder. Hvis begge parter benytter versjon 5 av tjenestesnittet mot SvarUt kommer svaret inn i riktig sak med saksreferanse. Denne er i ESA støttet fra og med versjon 8.1.2.2 av ESA Forsendelse.

Journalføring av SvarInn:

  1. Journalposttittel endres ikke med mindre det er ufullstendig opplysning
  2. Dokumenttitler endres ikke med mindre det er ufullstendige opplysninger
  3. Dokumentdato skal samsvare med dokumentets dato. Det som overføres er ekspedert datoen
  4. Deres ref. må legges inn – kommer ikke med som metadata
  5. Adressen må oppfriskes via en knapp i ESA som heter søk i offentlige registre da org.nr ikke er med*
  6. Avgradere journalpost alternativt sette rett offentlighetsvurdering

*) Hvis avsender ikke bruker i versjon 5 av SvarUt vil ikke organisasjonsnummer være med i meldingen til mottager som bruker KS SvarInn.

Oppsett i ESA

Journalstatus: M
Ansvarlig: SVINN – Administrator SvarInn (arkivar)
Tilgangskode: XX Midlertidig unntatt offentlighet

tilgangskode-xx-esa-png

Mulige oppsett i ESA

  • Hvis avsendersaken kan identifiseres: Svar journalføres direkte i saken
  • Hvis avsendersak ikke kan identifiseres:
    • Hvis det er angitt fordelingssak – svaret legges i denne
    • Hvis det ikke er angitt fordelingssak – svaret journalføres uten knytning til sak

Det kan velges at journalpostene skal få status ferdigstilt etter ferdig import, f.eks. journalpoststatus J.

Tilganger

  • Hvis Noark 5: Tilganger arves fra saken (også fra evt. fordelingssak)
  • Hvis Noark 4 / ingen sak: Tilganger jf. generelt oppsett for ny journalpost (f.eks. XX).

1.3  WebSak

1.3.1  Moss kommune

I WebSak benyttes ikke fordelingssak. Journalpost fra SvarInn kommer til løsningens skjemamottak – ACOS mottak. Arkivar søker opp rett sak og journalposten overføres, eller arkivet oppretter ny sak om det ikke finnes sak fra før. Arkivar søker opp riktig sak og fordeler journalpost, eller oppretter ny sak dersom sak ikke finnes.

1.4  Public 360

Tieto starter nå opp denne integrasjonen og planlegger å ha den klart i løpet av kort tid. Importen vil kjøres gjennom en prosessmotor for å kunne tilpasse for kundene hva som skal skje.

Journalposter med sakshenvisning vil for eksempel legges på rett sak, og eventuelt starte andre prosesser, eller journalpost vil komme i liste som arkivar/postmottak gå gjennom for viderefordeling.

 

<- Kontakt sak/arkivleverandøren