Manuelle forsendelser – med eller uten adresseliste

Her skal vi ta for oss tre ulike måter å sende forsendelser manuelt:

  • Du skal sende samme dokument til mange mottakere
  • Du skal sende samme dokument til mange mottakere, med adresseliste i Excel-fil
  • Du skal sende forskjellige dokumenter til mottakerne, med adresseliste i Excel-fil

I tillegg har du også muligheten til å sende inn én stor PDF-fil med mange brev. SvarUt vil finne navn og adresseinformasjon, eventuelt også fødsels- eller org.nummer til mottaker. Du kan lese mer om dette på:

Logg inn

Du må logge inn som lokal administrator i https://svarut.ks.no. Du må ha rettigheten “Sende”, eller fulle rettigheter. Her velger du funksjonen “Send forsendelse”.

menyDu får først en liten meny, med fem menyvalg:

  • Send til en eller flere mottakere, uten egen adresseliste
  • Send til flere mottakere, med adresseliste
  • Send forskjellige dokument til hver mottaker, med adresseliste
  • Importér ferdig pdf-fil, som genererer enkeltforsendelser med adresseliste

I tillegg er det mulig å vise avanserte valg.

Send til en eller flere mottakere, uten egen adresseliste

Dersom du skal sende en forsendelse til kun én mottaker, eller et fåtall mottakere, kan du gjøre dette ved å velge første menyvalg. Du får da følgende skjermbilde:

til-en-eller-flere-uten-adresseliste

Skjermbildet er tredelt:

Registrer forsendelsesinformasjon

Først gir du forsendelsen en tittel. Det er denne som kommer frem i varselmeldingene som mottaker får på SMS og/eller epost. Deretter laster du opp én eller flere filer som skal sendes til mottakerne. Disse må være i pdf-format, dersom du ikke velger å sende “kun digitalt”, nærmere forklart under “Avanserte valg”. Dersom du har tilgang til å sende på vegne av flere avsendere, må du velge hvilken avsender du skal sende fra. Du må også bestemme hvordan forsendelsen skal skrives ut, dersom den skal gå som brevpost. Dersom du skal skrive ut en side på giroark, må du angi hvilken side dette gjelder.

Registrer mottaker

Deretter registrer du de enkelte mottakerne. Du må først bestemme om mottaker er en organisasjon eller en privatperson, og deretter fylle ut henholdsvis organisasjonsnummer eller fødselsnummer. Dersom du ikke fyller ut dette feltet vil forsendelsen gå direkte til utskrift og deretter som brevpost.

Dersom du har angitt et organisasjonsnummer kan du klikke på knappen [Hent info]. SvarUt vil da gjøre oppslag i Enhetsregisteret og finne navnet og adressen som er registrert der. Du kan gjerne overskrive denne, dersom det er nødvendig.

Dersom du har angitt et fødselsnummer kan vi ikke gjøre oppslag. Du må da selv fylle ut navn- og adresseinformasjon.

Klikk deretter på [Legg til mottaker]. Informasjonen legges da i adresselisten og du kan registrerer ny mottaker.

Når alle mottakere er registrert

Først legger du inn dokumentene som skal sendes og bestemmer hvordan dette skal håndteres av SvarUt. Deretter legger du inn mottakerne. Du kan alternativt lage en adresseliste og legge inn denne. Nederste del av skjermbildet viser en oversikt over mottakerne.

Alle felter som har gul bakgrunn er obligatoriske. De øvrige er valgfrie.

I øverste del klikker du først på [Start ny forsendelse], dersom du ikke vil bygge videre på forrige forsendelse.

Dokumentene og informasjon om forsendelsen
Dokumentene og informasjon om forsendelsen

Først gir du forsendelsen en tittel. Det er denne som blant annet kommer frem i varslene som kommer på SMS og/eller epost hos mottakerne.

Du legger inn dokumentene som skal sendes. Husk at det kun kan benyttes pdf-filer dersom forsendelsen skal kunne sendes som brevpost. Du kan legge inn så mange filer som du har behov for.

Sett kryss ved “Kun digital forsendelse” dersom denne ikke under noen omstendighet skal skrives ut og sendes som brevpost. Hvorfor skal du sende “kun digitalt”? Det kan være aktuelt i de tilfeller hvor informasjonen ikke er så viktig at du ønsker å betale for utskrift og porto. Dersom det er avtalt med mottaker kan dette også være en sikker måte å sende filer i andre formater enn pdf.

Dersom forsendelsen inneholder personsensitiv informasjon som krever sikkerhetsnivå 4, krysser du av for det. Merk da at også du da må være innlogget i SvarUt gjennom en elektronisk id som godkjent for sikkerhetsnivå 4. Det betyr i praksis at du ikke kan logge inn ved hjelp av MinID for å kunne merke en forsendelse med krav til sikkerhetsnivå 4.

I noen kommuner (virksomheter) benyttes konteringskode på hver enkelt forsendelse for å kunne fordele kostnader for print og porto mellom ulike avdelinger i ettertid. Flere kommuner har også flere avsendere, vanligvis én for forsendelser som kommer fra sak/arkivsystemet, kanskje en for forsendelser fra økonomisystemet, osv. Du må da velge å sende på vegne av en av disse. Har du bare én, velger du selvsagt denne.

Valgene for print-konfigurasjonen er stort sett selvforklarende. Du kan altså velge at utskriften skal skrives ut i farger eller sort/hvitt, enkel- eller dobbeltsidig og om brevposten skal frankeres som A- eller B-post.

Det er også mulig å skrive ut på fortrykte giroark. Da må du angi hvilket sidenummer som skal trykkes på giroark.

Mottakere
Mottakere

I neste del av skjermbildet registrerer du mottakerne. Du kan altså her registrere flere mottakere, som da får nøyaktig samme dokumenter.

Du må angi om posten skal sendes til privatperson eller en organisasjon. Deretter fyller du ut henholdsvis det 11-sifrede fødselsnummeret eller det 9-sifrede org.nummeret, uten mellomrom. Dersom du har tastet inn et org.nummer, kan du klikke på “Hent info” for å hente adresseinformasjonen fra Enhetsregisteret.

Du må fylle ut navn, postnummer og -sted, eventuelt også en eller flere adresselinjer. Når du er ferdig med en mottaker, klikker du på “Legg til mottaker”.

Vi kommer tilbake til funksjonen for masseutsendelser senere.

send-forsendelse-2
Oversikt over mottakere

Nederst i skjermbildet kommer listen over mottakere. Her kan enkeltmottakere merkes og slettes fra listen.

Når alt er klart klikker du på [Start utsending]. Du får da en kvittering på hvordan dette har gått.

Send til flere mottakere, med adresseliste

Ved å velge “Send med Excel adresseliste” i den innledende lille hovedmenyen kan du sende ut ett dokument til mange mottakere, uten å måtte registrere disse én for én.

Men merk altså at vi med “ett dokument” altså mener dette bokstavlig. Det er nøyaktig samme fil/filer som sendes til alle. Dette må altså ikke forveksles med fletting, slik det f.eks. kan være mulig i sak/arkivsystemene.

Den innledende informasjonen legges inn som i forrige punkt.

adresselisteDu får nå muligheten til å laste inn en fil som inneholder adresseinformasjonen, i stedet for å laste inn hver enkelt mottaker.

Dersom du ikke vet hvordan denne listen skal bygges opp, kan det være en god idé å laste ned malen først. Den vil da fremkomme med følgene kolonner:

mal

Det er viktig at det ikke slettes noen kolonner, legges til noen kolonner eller at overskriftene endres. Det er for så vidt ikke noe i veien for å legge til kolonner til høyre for kolonne K, men dette vil ikke bli benyttet i forsendelsene.

Filen kan altså se slik ut etter utfylling:

adresseliste2

Når Excel-filen er ferdig lastes denne inn i systemet ved å klikke på [Last opp liste i Excel-format]. Innholdet legger seg da i den samme listen som omtalt i forrige punkt.

mottakerliste med feil

Her ser du at to av radene har feil. Disse må da rettes opp og du laster inn listen på nytt.

Når alt er klart starter du utsending som i forrige punkt.

I øvre høyre hjørne av den delen av skjermbildet som brukes for å registrere mottakerne finner du også funksjonene for å legge inn adresselister.

Det anbefales sterkt først å hente malen. Klikk på symbolet til høyre, under teksten “Hent mal for adressefil”. Som du ser er denne i Excel-format.

Det er helt avgjørende at adressefilens struktur ikke endres! De kolonnene som er i malen må også være i den ferdige adresselisten. Rekkefølgen på kolonnene må være korrekt og overskriften må ikke endres. Det kan heller ikke settes inn nye kolonner, ei heller skjule slike kolonner.

Vanligvis kan du ta ut adresseinformasjonen fra et støttesystem, som f.eks. matrikkelen for eiendomsbesittere og Folkeregisteret for innbyggere i sin alminnelighet. Det er da bare kunnskap om Excel som hindrer deg i tilpasse denne til malen.

Siste kolonne, Tittel, brukes dersom du vil ha ulik tittel på forsendelsene avhengig av mottaker. Dette er en måte å kunne formidle spesifikk informasjon til mottakerne på, men hvor det ikke er nødvendig med egne dokumenter til hver enkelt mottaker. Oslo kommune gjorde det i en masseutsendelse om eiendomsskatt. Selve dokumentet var selvsagt helt identisk likt for alle mottakere, men i tittelen ble det lagt inn informasjon om den eiendommen dette gjaldt, som f.eks. “Varsel om utskriving av eiendomsskatt for 2016 for Gnr/Bnr/Seksjon: xxx/yy”.

Sende forskjellige dokumenter til mottakerne

Det er også mulig å sende forskjellige dokumenter til hver enkelt mottaker. Da må alle dokumentene få unike filnavn og lastes inn i SvarUt, eventuelt pakket inn i en zip-fil. Så må filnavnene til hver enkelt adressat fylles ut i siste kolonne.

Når adressefilen er ferdig lastes den opp ved å klikke på den store blå knappen. Da får du også eventuelle feilmeldinger og må rette opp i henhold til det.

kvittering_masseutsendelseEtter at du har ekspedert masseutsendelsen kan du klikke på .xls-knappen øverst til høyre i listen over mottakerne for å laste ned en Excel-fil med forsendelsesid’ene til de ulike forsendelsene. Her vil det også være feilmeldinger der forsendelsen ikke kunne ekspederes.

 

Se også Manuelle forsendelser, basert på én PDF-fil