Manuelle forsendelser, basert på én PDF-fil

I en del tilfeller er det mulig å generere én stor pdf-fil som inneholder ulike brev til mange mottakere. Noen typiske eksempler er:

  • Fakturaer fra kommunen til privatpersoner og virksomheter
    PDF-filen blir generert i økonomisystemet, sammen med Excel-fil med knytning mellom f.eks. Fakturanummer og fødsels/org.nummer
  • Lønnsslipper til ansatte
    PDF-filen inneholder også fødselsnummer.
  • Brev om feiing og tilsyn for alle byggverk
    Brev skrevet i Word flettes med informasjon fra Excel-fil til én stor PDF-fil.

Noen viktige krav

PDF-filene må være av god teknisk kvalitet. Vi har sett eksempler på filer fra et av de mest brukte økonomisystemene som, rent visuelt, ser ut til å være i orden, men hvor selve PDF-koden gjør det umulig for SvarUt å tolke innholdet korrekt. Vi vet at både Visma Enterprise og Word har generert dårlig pdf-kode. I slike tilfeller kan det være en god idé å lese filen inn i Acrobat og lagre den på nytt. Da vil ofte Acrobat generere ny kode.

PDF-filene må genereres slik at det tas hensyn til kravet om minimum 1 cm marg på langsidene og 3 mm på kortsidene på utskrifter. Også her har vi erfart at Visma Enterprise genererer kode som både har alt for liten venstremarg, fordi innholdet er forskjøvet mot venstre slik at også innholdet ikke passer med utskrift på fortrykte gule giroblanketter.

Brevene i en PDF-fil kan gjerne være på flere sider, men innen én PDF-fil må alle brevene ha like mange sider.

Generering av PDF-filen

Før vi tar i bruk SvarUt må underlagsfilene være på plass, i form av én stor PDF-fil med samtlige brev som skal sendes ut, og noen ganger også en Excel-fil for å slå opp fødsels- eller org.nummer.

Ferdig PDF-fil fra fagsystem

Første eksempel er en PDF-fil som inneholder både navn- og adresseinformasjon og også fødselsnummeret til mottaker. Det er altså snakk om en lønnsslipp.

lonnsslipp

I denne filen har vi alt vi trenger for å adressere dette, digitalt og med postadresse.

Ferdig PDF-fil fra fagssystem med Excel-fil

Flere fagsysteme, blant annet økonomisystemene fra Visma og Unit4, kan generere én stor PDF-fil med mange brev, men hvor det ikke finnes noe fødsels- eller org.nummer til adressaten i selve PDF-filen.

Her har Vestre Toten kommune generert en stor PDF-fil fra Visma Enterprise med mange fakturaer:

faktura-visma

Her er det ikke noe fødselsnummer, men derimot en unik “eFakturaref”.

Visma Enterprise kan også generere en Excel-fil som knytter eFakturaref til fødsels- eller org.nummer:

faktura-excel

Her ligger innholdet i eFakturaref i kolonne B, som i SvarUt blir kolonne nummer 1 (det starter på 0). Fødsels- eller org.nummeret ligger i kolonne F, nummer 5. Vi ser også her at det i noen celler ligger innhold som ikke er fødsels- eller org.nummer. Disse blir neglisjert av SvarUt.

Vi ser også at det er mye annen informasjon i dette regnearket. Det er ikke noe problem, og det benyttes da heller ikke av SvarUt

Fletting av Word-fil med informasjon fra Excel-fil

En annen måte er å flette Word-filer med innhold fra f.eks. en Excel-fil. Brønnøy kommune hadde et Word-dokument med informasjon om krav til feiing og tilsyn for alle byggverk. Denne skulle sendes ut til alle med fritidseiendom i kommunen.

feiing-word

Adresseinformasjonen lå i en Excel-fil, sammen med gårds- og bruks-nummeret til eiendommen.

feiing-excel

Disse ble flettet i Word og lagret som én stor PDF-fil, her med et utsnitt av første side:

feiing-flettet

I dette tilfellet forelå ikke fødsels- og org.nummer til mottakerne. Kommunen benyttet likevel SvarUt, for på den måten å slippe arbeidet med utskrift og postlegging av et par tusen brev, og også nyte godt av den lave prisen for print og utskrift gjennom SvarUt.

Vi lager en mal

Når vi nå har PDF-filen, noen ganger også med støtte av en Excel-fil, skal vi opprette en mal i SvarUt, som gjør det mulig å gjenbruke dette senere. Det betyr at neste utsendelse av lønnsslipper kun krever at den store PDF-filen leses inn i malen og det hele sendes ut.

menyGå til https://svarut.ks.no og “Send forsendelse”. Dersom dette er en helt ny forsendelse klikker du først på knappen [Start ny forsendelse].

Da får du den lille menyen som vist til høyre. Klikk på lenken “Importer ferdig pdf-fil”.

Du kommer da inn i et helt nytt skjermbilde som først viser deg en liste over de malene du har tilgang til å bruke. Dette kan være maler som er utviklet av KS, tilgjengelig for alle, maler som er knyttet til din organisasjon eller maler som er knyttet direkte til deg, gjennom det fødselsnummeret du har logget inn med i SvarUt.

Vi skal lage en ny mal og klikker da på knappen [Ny mal] nederst i skjermbildet.

Skjermbildet for å lage mal er tredelt.

helt-skjermbilde

Øverst angir du den informasjonen som SvarUt må ha for å finne navn- og adresseinformasjon og fødsels- eller org.nummer.

I seksjonen under ser du en forhåndsvisning av PDF-filen, og hvor to røde firkanter omslutter henholdsvis navn- og adresseinformasjon og fødselsnummer.

Til høyre for forhåndsvisningen ser vi resultatet av dette, med ferdig utfylt fødselsnummer, navn, adresselinjer, postnummer og -sted. Det er dette som danner grunnlaget for adressefilen. Det er derfor helt avgjørende at dataene i denne seksjonen er korrekt.

Under denne seksjonen finner du funksjonene for å lagre malen.

Helt nederst har du funksjonen for å bruke malen, altså gjøre klar for selve utsendelsen.

Bokser for nav, og adresseinformasjon og fødselsnummer

Det første du gjør er å laste inn PDF-filen med alle brevene, ved å klikke på [Last opp PDF for import].

De røde firkantene bestemmes av koordinatene som du setter for henholdsvis “Boks for navn og adresse” og “Boks for org.nr/fødselsnummer”. Det er fire parametre for hver boks som angir henholdsvis koordinatene for horisontal plassering (x) og vertikal plassering (y).

koordinater

I vårt eksempel ser du at den røde boksen for navn- og adresseinformasjon er plassert fra 20 til 300 pixler horisontalt fra venstre kant, og 620 til 700 pixler fra nedre kant. Juster disse til du får korrekte verdier i feltet til høyre.

Tilsvarende ser vi at den lille boksen rundt fødselsnummeret er plassert 310-400 pixler horisontalt og 610-623 vertikalt.

Husk også å angi hvor mange sider det er i hvert brev i PDF-filen. I dette tilfellet er alle lønnsslippene på 1 side.

Det er det hele, men pass på å kontrollere flere enn bare én side. Det er jo ikke uvanlig at det kan være flere en tre linjer i navn- og adressefeltet. Da er det uheldig om boksen er definert for liten, slik at postnummer og -sted faller utenfor. Du angir brevnummer og klikker [Test verdier].

Fødsels- og org.nummer i egen Excel-fil

Svært ofte mangler fødsels- eller org.nummer i PDF-filen, f.eks. i fakturaer fra kommunen. Da må du også laste inn en Excel-fil som gjør det mulig å finne fødsels- eller org.nummeret på bakgrunn av informasjon i brevet.

Her bruker vi eksempelet på faktura fra Vestre Toten kommune, som omtalt tidligere.

med-excel

Du krysser først av for “Bruk excel mapping for orgnr/fnr”. Da kommer også knappen [Last opp excel-fil]. Last opp filen.

Så angir du altså at innholdet i det som omsluttes av den røde firkanten til høyre, “eFakturaref” finnes i kolonne nummer 1 i Excel-filen. Husk at første kolonne er nummer 0. Tilsvarende finnes det tilhørende fødsels- eller org.nummeret i kolonne nummer 5.

Som du ser vil SvarUt da lese 00109887 fra PDF-filen, slå opp i Excel-filen og returnerer fødselsnummeret 020277**** (anonymisert her).

Det er det hele! Bla gjennom flere brev for å sjekke at alt er korrekt.

Lagre mal

lagre-malNår du har fått en mal som fungerer bra, er det viktig å lagre denne for fremtidig bruk, slik at du kan bruke fakturamalen også neste gang kommunen skal sende ut fakturaer.

Gi malen et navn, og velg om denne skal være tilgjengelig for alle som har tilgang til https://svarut.ks.no i kommune, eller bare deg selv. Den siste valgmuligheten, “Alle”, er forbehold sentral administrator i KS.

Bruk mal

bruk-malSå er vi straks i mål og skal sende ut forsendelsene. Klikk på [Importer pdf] nederst til høyre i skjermbildet. Da får du en melding om at importen er ferdig og med en lenke for å overføre hele resultatet, altså de enkelte brevene og adresselisten, til det ordinære grensesnittet for masseforsendelser.

send-pdf

I dette eksempelet er det kun ett brev. Dette ser du i listen oppe til høyre.

Du må påføre tittel som blir felles for alle forsendelser. Dersom du har tilgang til å sende fra flere “avsendere”, må du velge hvilken du skal bruke her. Du bør også sjekke utskriftsparametrene og angi hvilken side i brevet som eventuelt skal skrives ut på gult giroark.

Du bør også sjekke listen over mottakere. Dersom du får melding om at det er feil, bør du avbryte, finne ut hva som er feilen og forsøke å rette denne. Du kan også velge å sende det som er korrekt og håndtere feilene senere. Klikk da først på knappen [xls]. Da kan du lagre en Excel-fil med hele adresselisten og som også har informasjon om hvilke poster som har feil.

Til slutt klikker du [Start utsending].