Manuell print

De aller fleste kommuner og virksomheter velger å benytte sentral utskriftsleverandør. Det er nesten alltid betydelige billigere, siden kostnadene til manuell print ikke bare er blekk, papir, frimerker og skrivere, men også ren arbeidsinnsats. Noen må gjøre jobben. Dessuten synes de fleste det er veldig greit å slippe å tenke på utskriftene, men bare ekspedere det hele til SvarUt.

Noen velger likevel, sikkert med god grunn, å håndtere utskrifter manuelt. I det etterfølgende skal vi beskrive hvordan SvarUt håndterer manuell print og hvordan dette skal håndteres i kommunen (virksomheten). Så skal vi avslutte med noen økonomiske betraktninger.

SvarUt bestemmer hva som skal skrives ut

Det er uhyre viktig at dette gjøres gjennom SvarUt. For saksbehandleren som ekspederer posten vet jo ikke om dette skal skrives ut. Han eller hun påfører org.nummer eller fødselsnummer og overlater til SvarUt å sørge for videre formidling av posten.

Det første SvarUt sjekker er om dette kan sendes digitalt. Mangler det org.nummer eller fødselsnummer kan ikke posten sendes digitalt, men bør umiddelbart skrives ut og sendes som brevpost.

Det samme gjelder dersom SvarUt slår opp i Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR) og finner ut at mottakeren har reservert seg mot digital kommunikasjon eller ikke har angitt mobiltelefonnummer eller epostadresse for varsel. Så har vi også en ganske stor gruppe som aldri har blitt registrert i KRR. Alle disse skal også få dette som brevpost.

Det som sendes til Altinn, enten det er til andre virksomheter eller til privatpersoner, blir liggende i 40 timer (innenfor virkedager) i påvente av at mottakeren skal åpne brevet. Dersom det ikke skjer vil også disse forsendelsene bli overført til utskrift.

Det er altså SvarUt som holder orden på hva som skal skrives ut. Det slipper kommunen (virksomheten) selv. Da gjenstår kun det faktiske arbeidet med utskrift, konvoluttering, frankering og postlegging.

Hvordan skrive ut fra SvarUt?

Du som skal håndtere utskrifter må være definert som administrator og logge inn i https://svarut.ks.no. I hovedmenyen velger du Manuell print. Da får du følgende skjermbilde:

manuellPrint

Her kommer alle utskriftsjobbene som ikke er utført. Du kan klikke på den lille pilen helt til høyre for å få detaljinformasjon om forsendelsen.

Klikk på den grønne knappen “Last ned” for å hente brevet. Dette kan deretter skrives ut på vanlig måte.

Husk å bekrefte at du har skrevet ut forsendelsen

Det er uhyre viktig at du  “kvitterer ut” forsendelsen, slik at oversikten ikke inneholder annet enn det som ikke er skrevet ut. Dette gjør du ved å klikke på den blå knappen “Bekreft manuelt printet”.

Da er jobben gjort!


Hvor mye koster det?

Vi skal ikke mase for mye om økonomi, men vil likevel peke på fakta og gi noen velmente råd.

Vi vet hvor mye det koster å sette bort hele jobben til en ekstern utskriftsleverandør. For de drøyt 320.000 første brevene som ble skrevet ut gjennom SvarUt av ekstern leverandør i 2016 var prisen for selve utskriften i gjennomsnitt kr 3,48. Dette inkluderer  alt, både konvolutter, ark, utgifter til skrivere og pakkemaskiner og selve jobben. Portoen for gjennomsnittsbrevet var kr 6,07. Et slikt brev var typisk på 5-6 sider og veide 25 gram. Merk altså at dette er den gjennomsnittelige portoen og at svært mye går ut til lavere pris. Det er det enormt store volumet som gir så god pris, bedre enn selv de aller største kommunene kan oppnå.

Bergen kommune foretok en studie i 2012 som konkluderte med at det tok i gjennomsnitt 5 minutter å håndtere en manuell utskrift i egen regi. De tok videre utgangspunkt i at et årsverk koster kr 550.000 og at det er 1294 produktive timer i et årsverk. Dette betyr at de 5 minuttene alene koster 35 kroner! Kostnadene for papir og konvolutter blir da for småpenger å regne.

“Jamen, vi har jo investert i flotte og dyre skrivere?” Det kan vi ikke gjøre noe med. Dette er kostnader som uansett ikke kan fjernes. Men det er altså likevel mye billigere å la de flotte skriverne stå uvirksomme enn å bruke tid på å gjøre dette selv.

Så vet vi at det kan være andre gode grunner til likevel å ta hånd om utskriftene selv. Men vi har kanskje med dette bidratt til at man blir bevisst på prisen for fortsatt å gjøre dette i egen regi.