Veiledning for konfigurasjon av Nasjonal portal for bekymringsmelding

Denne veilederen vil ta deg gjennom stegene for å sette opp tjenesten Nasjonal portal for bekymringsmelding. 

Les mer om Fiks Bekymringsmelding

Avtaler

For å ta i bruk Nasjonal portal for bekymringsmelding må kommunen inngå en databehandleravtale med KS om bruk av Fiks-plattformen. I tillegg må dere underskrive et tjenestevedlegg for tjenesten bekmringsmelding.

Dere signerer tjenestevedlegget digitalt via forvaltningssiden til Fiks-plattformen:

  1. Logg deg inn på forvaltning.fiks.ks.no.
  2. Velg den aktuelle tjenesten og klikk på «ta i bruk». Da kommer du til Postens signeringsløsning.
  3. Signer dokumentene.
  4. Du er nå klar til å ta tjenesten i bruk.

Dere kan også signere og sende inn avtalene i papirformat, men vi anbefaler digital signering for å unngå forsinkelser.

ROS og DPIA

For tjenesten Fiks bekymringsmelding har KS laget maler dere kan ta utgangspunkt i når dere gjør deres egne risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS) og vurderer personvernkonsekvenser (DPIA). Vi håper malene kan være til hjelp, men dere må selv gjøre deres egne vurderinger og tilpasse innholdet til kommunens situasjon. Malene finner dere nederst på denne siden https://portal.fiks.ks.no/fiks/avtalen/

Ta i bruk maler i klart språk 

KS har i samarbeid med flere kommuner laget maler i klart språk som kommunen kan ta i bruk for å sende bekreftelse til melder.

Hvem kan sette opp tjenesten? 

For å sette opp tjenesten må du ha administratortilgang til Fiks-plattformen. Hvis kommunen ikke har tilgang til Fiks-plattformen, må dere ta kontakt med KS på fiks@ks.no

Hvis kommunen har tilgang til Fiks-plattformen fra tidligere må du ta kontakt med den/de som har administratortilgang i kommunen.

Hvilke opplysninger trenger du for å sette opp tjenesten? 

Før du begynner å sette opp tjenesten, bør du ha disse opplysningene klare: 

  • Personnummer til den eller de personene som skal administrere tjenesten bekymringsmelding for kommunen og/eller bydelene. Disse administratorene kan senere gi tilgang til alle som skal kunne laste ned bekymringsmeldingene.  
  • Mottakeradresse til den enheten i kommunen som skal motta de bekymringsmeldingene som går per post. 
  • Hvis dere har et fagsystem som støtter SvarInn, kan dere velge å motta bekymringsmeldinger i fagsystemet. Du må da ha tilgang til en offentlig nøkkel, som brukes til å kryptere meldingene, og organisasjonsnummeret som er registrert i fagsystemet. Ta kontakt med IT-avdelingen i din kommune hvis du ikke har tilgang til dette. Se nærmere forklaring i dokument “Veileder: Slik tar dere i bruk SvarInn-adapteret” nedenfor.

A) Logg deg inn på Fiks-plattformen

  • Logg inn på Fiks-forvaltning (https://forvaltning.fiks.ks.no/) med din ID-porten-pålogging. 
  • Klikk deg inn på «Fiks-konfigurasjon». 
  • Finn «Nasjonal portal for bekymringsmelding» og klikk på «Ta i bruk».  

Du skal nå starte en veiviser som vil ta deg gjennom konfigurasjonen av Nasjonal portal for bekymringsmelding. 

 B) Fullfør veiviseren 

  1. Introduksjon: Klikk på «Start veiviser».  
  1. Har kommunen bydeler? Du skal nå oppgi om kommunen har bydeler. Hvis kommunen har bydeler, vil innsendere av bekymringsmeldingen kunne velge hvilken bydel de vil sende meldingen til. 

Hvis du velger «Ja, kommunen har bydeler» skal du skrive inn navn og bydelsnummer (to siffer) på den bydelen som skal bli standard mottaker av bekymringsmeldinger. Denne bydelen vil bli mottaker hvis innsender ikke velger bydel. Merk deg at du kan legge til flere bydeler, samt endre hvilken bydel som er standard mottaker, etter at du har fullført denne veiviseren. 

Klikk deretter på knappen «Gå videre». 

Hvis du velger «Nei, kommunen har ikke bydeler», kan du deretter klikke på knappen «Gå videre». 

  1. Hvordan skal bekymringsmeldinger mottas? Per i dag kan dere velge mellom to alternativer:  Alternativ A: Velg «Manuelt via vår tjeneste «Motta bekymringsmeldinger». Dere vil da kunne laste ned bekymringsmeldingene fra tjenesten «Motta bekymringsmeldinger» på Fiks-plattformen og deretter laste dem opp i fagsystemet. Du velger hvilke personer som skal ha tilgang til å laste ned bekymringsmeldinger, etter du har fullført denne veiviseren.   Alternativ B: Velg «Til fagsystem som støtter SvarInn» hvis dere har et fagsystem som støtter SvarInn, for eksempel Visma Familia

Klikk deretter på knappen «Gå videre».  

B) Offentlig nøkkel: Hvis du har valgt alternativ «Til fagsystem som støtter Svarinn» må dere nå laste opp en offentlig nøkkel. Nøkkelen brukes til å kryptere bekymringsmeldingene. Ta kontakt med IT-avdelingen i din kommune dersom du ikke har en slik nøkkel. 

Last opp nøkkelen – og klikk på «Gå videre». 

B) Organisasjonsnummer: Hvis du har valgt alternativ «Til fagsystem som støtter Svarinn» må dere nå legge inn organisasjonsnummer. Det er viktig at organisasjonsnummeret du legger inn her er det samme organisasjonssystemet som er registret i fagsystemet. 

Legg inn organisasjonsnummer – og klikk på «Gå videre». 

Steg 4-7 i veilederen er like uansett om du har valgt å motta bekymringsmeldinger manuelt via vår tjeneste «Motta bekymringsmeldinger» eller til fagsystem som støtter Svarinn. 

  1. Mottakeradresse: Du skal nå fylle ut mottakeradresse. Hvis kommunen ikke har lastet ned bekymringsmeldingene innen avtalt tid, vil de bli sendt som brevpost til den mottakeradressen du oppgir her. 

Hvis kommunen har flere bydeler, skal du fylle ut dette steget for hver bydel, etter at du har fullført veilederen. 

Et bilde som inneholder skjermbilde

Automatisk generert beskrivelse

Etter du har fylt ut adresse, klikker du på knappen «Gå videre».  

  1. Kontaktinformasjon: Nå skal du legge inn e-postadresse og telefonnummer til den personen KS skal kontakte hvis det oppstår problemer med løsningen. Disse opplysningene vil ikke bli vist til den som sender inn bekymringsmeldingen. 

Hvis kommunen har flere bydeler, skal du fylle ut dette steget for hver bydel, etter at du har fullført veilederen. 

Klikk deretter på knappen «Gå videre». 

  1. Varsel-e-poster: Nå skal du legge inn e-postadresse(r) som vil motta varsel hvis bekymringsmeldinger blir liggende i over to virkedager før de lastes ned. 

Hvis kommunen har flere bydeler, skal du fylle ut dette steget for hver bydel, etter at du har fullført veilederen. 

Etter du har fylt ut e-postadresse(r), klikker du på knappen «Gå videre». 

  1. Du er nå klar til å ta i bruk tjenesten. Du vil se en oversikt over opplysningene du har oppgitt, og kan gå tilbake i veiviseren hvis du oppdager noen feil. Hvis alle opplysningene er korrekte, klikker du på knappen «Ta i bruk tjenesten».  OBS! Integrasjonsdetaljer: Hvis du har valgt å motta bekymringsmeldinger til fagsystem som støtter SvarInn vil du avslutningsvis se noen integrasjonsdetaljer som det er viktig at du lagrer på et sikkert sted. Disse integrasjonsdetaljene skal legges inn i fagsystemet. 

Avslutt med «Gå til tjenesten» 

Gi nødvendige tilganger 

Etter at du har fullført veiviseren, må du legge inn tilganger til person(er) som skal laste ned bekymringsmeldingene fra tjenesten via «Motta bekymringsmeldinger»-tjenesten. Klikk på fanen «Tilganger for [kommunenavn/bydelsnavn]» for å legge til personer. 

Legge til flere bydeler

Velg «Opprett bydel» for å legge til flere bydeler. 

Fullfør deretter veilederen for bydelen, og gjenta for alle bydelene du ønsker å legge inn.  

Interkommunale samarbeid

Mange kommuner har interkommunale samarbeid innenfor barnevernstjenesten. For at innbyggere i alle kommunene skal kunne benytte seg av den digitale løsningen, må alle kommunene i samarbeidet:

• Ha en Fiks-konto

• Konfigurere Nasjonal portal for bekymringsmeldinger

Hver kommune må derfor signere hovedavtale for Fiks-plattformen med mindre denne allerede foreligger, samt tjenestevedlegget for bekymringsmeldinger.

Eksempel

Kommune A er vertskommune i et interkommunalt samarbeid med kommune B og kommune C for barnevernsområdet.

1. Alle de tre kommunene må underskrive hovedavtale for bruk av Fiks-plattformen og tjenestevedlegget for Nasjonal portal for bekymringsmeldinger

2. Hovedadministratorene for Fiks-plattformen i de tre kommunene må konfigurere Nasjonal portal for bekymringsmeldinger og legge inn adressen til vertskommune A som mottaksadresse for bekymringsmeldinger som sendes per post (reserveløsning)

3. Hovedadministrator for Fiks-plattformen i hver kommune legger til administrator for tjenesten. Denne administratoren kan være den samme for alle de tre kommunene.

Tjenesteadministratoren kan deretter gi tilgang til alle saksbehandlere som skal kunne laste ned bekymringsmeldinger. Dette må gjøres for hver enkelt kommune selv om det er de samme personene som skal ha tilgang.

Laste ned bekymringsmeldinger

  1. Logg inn på https://forvaltning.fiks.ks.no
  2. Trykk på “Motta bekymringsmeldinger”

Arbeidsflyt for å overføre en bekymringsmelding til fagsystem er som følger:

  1. Last ned bekymringsmeldingen
  2. Last bekymringsmelding opp i fagsystemet
  3. Slett bekymringsmeldingen lokalt fra din PC
  4. Trykk på «bekreft» i mottaket inne i Fiks forvaltning

NB! Ikke trykk på bekreft før du er sikker på at bekymringsmeldingen er i fagsystemet. Meldinger som er bekreftet vil ikke kunne ettersendes i brevpost, og vil slettes fra våre systemer.

Lenke til portalen fra kommunens nettside

For at innbyggere og offentlig ansatte og fagpersoner med meldeplikt skal finne portalen kan det være lurt å lenke til den fra kommunens nettside. Vi har laget et utkast til tekst som dere kan bruke.

Lenke til Nasjonal portal for bekymringsmelding (privatpersoner): https://bekymringsmelding.fiks.ks.no

Lenke til Nasjonal portal for bekymringsmelding (offentlige ansatte): https://bekymringsmelding.fiks.ks.no/offentlig