Konfigurasjon av Fiks Digisos for bruk med SvarInn som hovedkanal

Denne veiledningen tar dere gjennom konfigurasjonen av Fiks Digisos når fagsystemet i kommunen ikke har støtte for Fiks IO, og derfor skal benytte SvarInn som kanal for innkommet post.

Hva må være på plass før dere begynner?

Før dere konfigurerer Digisos må følgende være på plass:

Undertegnede avtaler med KS:

  • Hovedavtalen – Avtale om løpende tjenestekjøp over internett
  • Tjenestevedlegg for Digisos
  • Vilkår for påkobling til Digisos (Tilbakebetaling til Digifin)

Mer informasjon om avtalene finner du på https://portal.fiks.ks.no/fiks/avtalen/. OBS!Merk at i vertskommunesamarbeid (VKS) må alle kommunene skrive under hver sin avtale og konfigurere opp Digisos i alle kommunene på Fiks-plattformen.

Undertegne nødvendige avtaler med Arbeids- og velferdsdirektoratet. Informasjon om avtalene finner dere på  NAV sine sider om Digisos

Digisos krever støtte fra fagsystemet. Hvis du er usikker på om deres fagsystem har støtte for dette, må dere ta kontakt med fagsystemleverandøren.

Konfigurasjonen skjer i to trinn.

  • Først konfigurerer du SvarInn.
  • Deretter konfigureres Fiks, med tilhørende tjenester.

 

 

Konfigurasjon av SvarInn

digisos-visma-velferd-svarinnKommunen sender melding til svarut@ks.no med forespørsel om å få opprettet et mottakersystem i SvarInn. KS sender tilbakemelding så snart dette er gjort. Kommunen skal da konfigurere dette mottakersystemet, og igjen stort sett som et helt ordinært system.

Fanen «Tilganger»

Under fanen «Tilganger» gir kommunen tilgang til de personene som har ansvaret for å konfigurere mottakersystemet og for å kunne laste ned forsendelser manuelt adressert til det organisasjonsnummeret som registreres under fanen «Organisasjoner». Dette er svært viktig dersom det oppstår feil i mottaket av forsendelser i fagsystemet.

Vi anbefaler at kommunene gir tilgang for tilstrekkelig mange lokale administratorer til at man er sikker på at det alltid er noen tilstede som kan reagere dersom det oppstår feil.

Fanen «Organisasjoner»

Som før nevnt må den som skal registrere et organisasjonsnummer ha rollen «Post/arkiv» i Altinn for det aktuelle org.nummeret.

Under «Organisasjoner» legger man inn org.nummeret til det kommunale NAV-kontoret.

ForsendelseType skal være «nav.digisos». Utover ForsendelseType er det heller ikke her noe spesielt med konfigurasjonen.

Fanen «Service»

Denne fanen inneholder det som er viktig for å kople mottakersystemet til fagsystemet. Her er brukernavnet som skal legges inn i fagsystemet og det er her servicepassordet også blir generert.

For å kunne sende filer fra mottakersystemet i SvarInn til fagsystemet i kommunene må filene først krypteres. Det forutsetter at kommunen legger inn den offentlige nøkkelen, som altså benyttes for krypteringen. Den offentlige nøkkelen er en fil, som også ofte kalles et «sertifikat». Den tilhørende private nøkkelen, som dekrypterer filene, skal legges inn fagsystemet.

Det er vanlig at fagsystemleverandøren bistår i dette.

Fanen «Administrasjon»

Det er svært viktig at kommunen, under fanen «Administrasjon» legger inn epostadresser for varsling dersom SvarInn registrerer at forsendelser ikke importeres innen rimelig tid. Legg inn både epostadressen til kommunens posmottak og epostadressene til de personene som kan løse problemet altså de lokale adminstratorene i SvarInn, og som er registrert under Tilganger. Flere epostadresser skilles med semikoloon.

 

 

Konfigurasjon av Fiks

Dersom kommunen/virksomheten allerede er bruker av en Fiks-tjeneste, går du videre til neste punkt, “Konfigurasjon av Digisos”.

Dersom Digisos er kommunes første Fiks-tjenesten vil KS opprette kommunen som bruker av Fiks og gi tilgang til deg, som lokal administrator.

For å konfigurere Fiks går du til https://forvaltning.fiks.ks.no/fiks-konfigurasjon/:

  • Om nødvendig, velg din kommune i funksjonen øverst til høyre.
  • Fyll ut feltene i veiviseren du møtes med når du logger inn, (kommunenavn, fakturainfo, osv).

 

 

Konfigurasjon av Digisos

1)    Dersom kommunen har konfigurert Fiks tidligere, logger du inn på https://forvaltning.fiks.ks.no/.

Så velger du “FIKS-Konfigurasjon”.

fiks-forvaltning

2)    Velg «Tjenester»

Før du konfigurerer Digisos må du ha tatt i bruk tjenestene Dokumentlager. Hvis dette  er aktivert, gå til neste steg.

Velg Dokumentlager og trykk «Ta i bruk Dokumentlager»

konfigurasjon_av_dokumentlagerGå tilbake til «Tjenester»

Du er nå klar til å starte konfigurasjonen av Digisos!

2)    Velg deretter «Ta i bruk» under «Digisos»

ta_i_bruk_digisos

3)    Du er nå inne i konfigurasjonen

Før du begynner å konfigurere bør du ha følgende klart:

    •  Postadresse og kontaktinformasjon til de som skal motta søknadene i kommunen

4)    Velg «Start veiviser»

5)    Du skal nå velge “Ikke bruk Fiks IO.

bruk_fiksioTrykk deretter «Gå videre»

8)    Under «Konfigurasjon av SvarInn» skal du fylle ut navn på organisasjonen, for eksempel NAV St. Hanshaugen, organisasjonsnummer og adresse – som skal brukes til å sende/ettersende søknad til NAV-kontoret. Du skal legge inn samme org.nummer som i mottakersystemet i SvarInn, som vanligvis er org.nummeret til det lokale NAV-kontoret.

svarinn

Trykk deretter «Gå videre».

9) Under «Behandlingsansvarlig» skal dere legge inn kommunenavn. Det er kommunen som er ansvarlig for å behandle søknad om økonomisk sosialhjelp og for brukers personopplysninger. For at søknadsløsningen skal kunne vise riktig kommunenavn som behandlingsansvarlig, må dere legge det inn under dette punktet.

behandlingsansvarlig (2)

Trykk deretter «Gå videre».

10) OBS! Denne funksjonen er kanskje ikke implementert ennå når du skal konfigurere Digisos. I så fall går du bare videre til punkt 11.
For at NAV Kontaktsenter skal kunne svare på spørsmål må kundebehandler ha tillatelse til å hente søknader.

tilgang_kontaktsenter

11)    Under «Saksoppdateringer» må du velge om fagsystemet ditt støtter/ikke støtter å sende oppdateringer til saken etter at søknad er innsendt.

saksoppdateringer

Hvis du er i tvil om fagsytemet ditt støtter dette, ta kontakt med din fagsystemleverandør. Merk at du kan endre dette valget i ettertid dersom du er usikker.

Trykk deretter «Gå videre».

12)    Deretter skal du fylle inn «Kontaktinformasjon» til fagansvarlig og til teknisk ansvarlig, slik at de får varsel på e-post hvis en sak eller det tekniske feiler. Du kan skrive inn flere e-postadresser.

kontaktinformasjon

12) Søknadsmottak. Velg om du vil sette søknadsmottak som aktivt med en gang. Trykk deretter «Gå videre»

aktiver

13) Helt til slutt trykker du på knappen «Lagre og fullfør».

fullfor

14)    Gratulerer! Du har nå konfigurert Digisos!

Dersom dere skal bruke saksoppdateringer

1) Velg Digisos-tjenesten

2) Velg integrasjoner

3) Opprett integrasjon hvis dette ikke finnes fra før.

opprett_digisos_integrasjon

  • Fyll inn beskrivende navn og beskrivelse av fagsystem.
  • Fyll inn orgnr til virksomhetssertifikatet som er brukt hos maskinporten. (kommunens org.nr hvis systemet kjører hos kommunen, leverandørens org.nr hvis det kjører hos en ekstern leverandør).

Kontroller at opplysningene er korrekte og klikk “Gå videre”.

4) Kopier integrasjonsid og integrasjonspassord inn i fagsystem løsningen, eller gi det til driftspartner og klikk “Lukk”.

lukk_digisos_integrasjon

5) Gi integrasjonen tilgang til Digisos. Aktiver “Kan oppdatere status og filer for Digisos-søknader”

6) Kommunen må lage klient i Maskinporten i Digitaliseringsdirektoratet og som resulterer i en Client ID. Les mer om dette her.

Dersom fagsystemet er en skyløsning, er det leverandøren av denne som skal lage klienten.