Fiks del dokument er en tjeneste for å dele dokumenter på en trygg og sikker måte. Med denne tjenesten kan du dele dokumenter og alle filtyper på opptil 5 GB. Ved opplastning spesifiserer du hvor lenge dokumentet skal være tilgjengelig for nedlastning. Når denne perioden er utløpt, blir dokumentet slettet.
Hvordan komme igang?
- signere avtaler med KS:
- hovedavtale om løpende tjenestekjøp (signeres av rådmann/kommunedirektør og sendes til KS på e-post til fiksavtaler@ks.no)
- tjenesteavtale (tjenestevedlegg) for Fiks del dokument (signeres digitalt via forvaltningssiden til Fiks-plattformen)
- gjennomføre DPIA
Avtalene og maler dere kan bruke til DPIA, finner dere på https://portal.fiks.ks.no/fiks/avtalen/
Hvordan konfigurere tjenesten?
Lokal administrator for Fiks logger inn på https://forvaltning.fiks.ks.no og velger “Konfigurasjon”. Deretter tar lokal administrator i bruk tjenesten, ved å klikke på “Ta i bruk”.
Det må først opprettes én eller flere kontoer for bruk.
Det eneste som skal angis er et navn på kontoen. Deretter skal det opprettes bruker(e) som får tilgang til å dele dokumenter. Brukerne registreres med fullt fødselsnummer og navn.
Hvordan bruke tjenesten?
Brukeren skal logge inn i https://forvaltning.fiks.ks.no og velge “Del dokumenter”:
Deretter skal brukeren angi hvilken konto som skal benyttes, i dette tilfellet den nyopprettede kontoen Avtaledokumenter, hvem dokumentet skal deles med og hvor lenge dokumentene skal være tilgjengelig for mottaker. Så laster brukeren opp dokumentene og klikker [Del dokument].
Dokumenter kan deles med privatpersoner og/eller virksomheter. For å dele med privatpersoner skal det angis fullt fødselsnummer. Virksomheter må adresseres med organisasjonsnummeret. Dersom dokumentet er delt med en virksomhet kan det kun åpnes av personer i virksomheten som har rollen “Post/arkiv” i Altinn.
Det er ikke mulig å dele dokumenter dersom man ikke har mottakers fødsels- eller organisasjonsnummer.
Når brukeren har klikket [Del dokument] svarer tjenesten følgende:
Her ligger den en ferdig lenke til selve dokumentet (eller dokumentene). Denne må kopieres og limes inn i en e-post som sendes til den/de som skal laste ned dokumentet.
Merk at det ikke er noe sikkerhetsmessig problem å sende lenken i en e-post eller i andre usikre kanaler. Sikkerheten er knyttet til selve nedlastingen.