Hvordan bruke Fiks innreiseoppfølging

Fiks innreiseoppfølging er en tjeneste som hjelper kommunen med å holde oversikt over innreisende til egen kommune. På samme måte som Fiks smittesporing bygger Fiks innreiseoppfølging på DHIS2-plattformen, og brukergrensesnitt vil derfor være kjent for brukere av Fiks smittesporing.

Skisse over komponenter i Fiks innreiseoppfølging:

Programmet Covid-19 Innreiseoppfølging (innreiseoppfølging) er tilgjengelig i appen Tracker Capture. Innreiseoppfølging gir kommunen oversikt over alle innreisende til kommunen som er importert fra Helsedirektoratets beredskapsregister for innreisende. Innlesing fra innreiseregisteret til Fiks innreiseoppfølging skjer daglig(morgningen).

Det er ikke mulig å registrere innreisende manuelt i Fiks innreiseoppfølging, og alle registreringer i dette programmet er importert fra innreiseregisteret. Endringer på registreringer i Fiks innreiseoppfølging vil heller ikke skrives tilbake til innreiseregisteret.

Laboratorie database MSIS

Prøvesvar kan hentes direkte fra FHI sin Laboratioriedatabase. Innhentingen av prøvesvar skjer fra programmet innreiseoppføling og må initiseres av en innlogget saksbehandler med tilgang til laboritoriedatabasen(MSIS). Data hentes via tjenesten Fiks prøvesvar. Innreiseoppfølger får delegerte rettigheter fra Kommuneoverlegen for å hente ut prøvesvar ifbm innreiseoppfølging.

Beredskapsregister

Fiks innreiseoppfølging får overført daglig informasjon fra Beredskapsregisteret(Helsedirektoratet) om nye reisende som kommunen har ansvaret for å følge opp om karantenebestemmelser blir overholdt. Beredskapsregisterer eies av http://www.dsb.no og Nasjonalt Kontrollsenter benytter dette registeret for oppfølging av innreisende for å avlaste kommunene.

Duplikatsjekk ved import av data

Daglig vil det bli importert fra Beredskapsregisteret informasjon om innreisende siste døgn. Dette er informasjon som ikke kan redigeres i innreiseoppfølgingen, men som gir saksbehandler den innsikten som er nødvendig for videre oppfølging.

Programmet Covid-19 Duplikatsjekk (duplikatsjekk) er tilgjengelig i appen Tracker Capture. I duplikatsjekk registreres automatisk personoppføringer som systemet etter maskinell kontroll flagger at allerede kan være registrert som innreisende i innreiseoppfølging. Her krever det at en saksbehandler går inn å gjør en vurdering.

Arbeidslister duplikatsjekk
Følgende arbeidslister er tilgjengelig for programmet duplikatsjekk:
• Nye mulige duplikater i dag
Inneholder alle nye innreisende på den aktuelle datoen, som kan være registrert fra før.

• Alle duplikater
Inneholder alle duplikater, både nye og tilfeller som er håndtert.

• Håndterte duplikater
Alle mulige duplikater som er håndtert og slått sammen

• Egendefinert liste
Denne listen gir bruker anledning til å definere egen arbeidsliste basert på flere kriterier som eksempelvis fullførte eller aktive registreringer, personlig identifikator, fødselsdato mv.

Duplikat vurdering

Når saksbehandler går inn i programmet Covid-19 Duplikatsjekk og velger en innreisende vil saksbehandler kunne samenligne importert informasjon med allerede registrert informasjon. Saksbehandler vil få to alternativer for videre arbeid med den innreisende.

Slå sammen

Dette alternative velges om man vurderer den eksisterende personen til å være den samme basert på informasjon som allerede ligger registret i applikasjonen.

Registrer ny

Dette alternativet velges om man vurderer den importerte personen ikke er den samme som allerede ligger registret i applikasjonen.

Innreiseoppfølging

I innreiseoppfølgings programmet vil saksbehandler kunne hente inn prøvesvar for alle registrerte innreisende ved å benytte funksjonen “Hent prøvesvar”. Dette er en lenke som ligger tilgjengelig i bilde med arbeidslister.

Følgende arbeidslister er tilgjengelig for programmet innreiseoppfølging:

• Innreiseoppfølging i dag
Inneholder alle innreisende som har en planlagt oppfølging på den aktuelle datoen.

• Avsluttede oppfølginger
Inneholder alle innreisende hvor oppfølging er registrert fullført.

• Egendefinert liste
Denne listen gir bruker anledning til å definere egen arbeidsliste basert på flere kriterier som eksempelvis fullførte eller aktive registreringer, personlig identifikator, dato for siste prøvesvar mv.

Kolonner i Arbeidslistene

Status – Status på innreisende ved overføring fra Beredskapsregisteret
Innreisedato – Når den innreisende har planlagt å krysse grensen til Norgee

Koronasertifikat – Viser om innreisende har koronasertifikat eller ikke
Avreiseland – Landet reisen startet i før den innreisende kom til norge. Ikke mellomlandinger.
Karantenevalg – Viser Karantene/Unntak
Karantenekode: – Viser kode. Oppslag på kode ser dere her: Kodeoversikt
Navn – Fornavn på den innreisende
Etternavn – Etternavn på den innreisende
Siste prøvesvar dato – Siste dato for prøvesvar for den innreisende
Siste prøvesvar – Siste prøvesvar for den innreisdende
Oppholdsadresse (Hotell/annet oppholdssted) – Adresse til karantenehotell eller privatadresse
Navn på arbeidsgiver – Navn på arbiedsgiver som den reisende har registrert i innreiseskjemaStatus på importerte reisende fra Beredskapsregisteret

Den smittevernsfaglige vurderingen knyttet opp til hvordan Nasjonalt kontroll senter arbeider blir utgitt av FHI hver 14. dag og ligger tilgjengelig for kommmunene i Beredskapsregisteret.

OK – (Blir markert grønne) Disse har Nasjonalt Kontroll senter kontaktet og informert om karanteneregler.
IKKE SATT – (Blir markert gult) Ikke påbegynt arbeid knyttet til oppfølging av innreisende
IKKE SVAR – (Blir marktert oransj) Prøvd å ringe den innreisende, men ikke oppnådd kontakt.
IKKE OK – (Rød tekst på hvit bakgrunn) Kontaktet innreisende, men opplever at den innreisende ikke forstår karantenereglende. Må følges opp videre av kommunen.


Saksbehandling

Det opprettes automatisk et eget persondashbord for oppfølging og registrering av opplysninger for hver enkelte innreisende som er registrert i innreiseoppfølging.

Det er tre forskjellige steg i saksbehandlingen av innreisende, og hvert av disse har et tilhørende registreringsfelt på persondashbordet:


1. Innreiseinformasjon
Under Innreiseinformasjon registreres informasjon om reise, arbeidsgiver og gjennomføring av karantene, samt dato for innreise og informasjon om oppfølging. Dette er informasjon som blir automatisk importert og kan ikke redigeres.

2. Oppfølging
Under Oppfølging loggføres all kontakt med innreisende. Dato for planlagt siste dag av innreisekarantene legges også inn her. Du kan lage flere oppfølginger på hver reisende.

3. Testresultat
Under Testresultat registreres informasjon om prøvesvar fra laboratorium. De resultatene som blir importert automatisk legger seg her. Du kan også registrere prøvesvar manuelt hvis du utfører enkelt oppslag via prøvesvarknappen under Profil.

Konvertere innreisende til indeks eller nærkontakt
Personer som i utgangspunktet er registrert som innreisende i innreiseoppfølging kan senere også registreres i programmene Covid-19 Indeksregistrering og oppfølging eller Covid-19 Nærkontaktregistrering og oppfølging som ligger i tjenesten Fiks smittesporing. Videre oppfølging som innreisende kan da eventuelt avsluttes.


Merk at registrering i Fiks smittesporing krever særskilt brukertilgang til denne tjenesten. Mulighet for å overføre oppfølging fra innreise til smittesporing krever derfor brukertilgang til både Fiks innreiseoppfølging og Fiks smittesporing.


Avslutte oppfølging
For å avslutte oppfølging av den innreisende må saksbehandler velge Fullfør og avslutt oppfølging i hovedbilde for den innreisende.

Arbeidslister for tildeling av oppgaver

Felles for alle programmene i Fiks smittesporing og Fiks innreiseoppfølging er arbeidslistene for tildeling av oppgaver.

Under arbeidssteget oppfølging kan videre oppfølgingsanvar tildeles en saksbehandler. du kan søke etter navn på saksbehandler og tildele videre oppfølging.

  1. Mine tildelte oppgaver: I denne arbeidslisten vil alle saker til den innloggede brukerene vises.
  2. Ikke tildelte oppgaver: I denne arbeidslisten vil du få en oversikt over alle ikke tildelte saker. Der kan saksbehandler plukke saker som ikke er tildelt. Denne listen kan også benyttes av en koordinator som fordeler saker.
  3. Alle tildelte oppgaver: I denne arbeidslisten vil du få en total oversikt over alle tildelte saker.
Unik identifikator i Innreiseoppfølging

En forutsetning for denne løsningen er at innreiseinformasjon og prøvesvar skal kunne kobles ved hjelp av unik ID for den innreisende. Fiks innreiseoppfølging benytter følgende unike, personlige identifikatorer:

Fødselsnummer (FNR)
Et norsk FNR er et unikt identitetsnummer som gis til alle som blir født i Norge, personer som bosetter seg i Norge (oppholdet i Norge er ment å vare over seks måneder), eller norske statsborgere som er født eller bosatt i utlandet og trenger FNR for å få et norsk pass.

D-nummer (D-nr)
D-nr tildeles personer planlegger å oppholde deg i Norge mindre enn seks måneder, eller planlegger å oppholde deg i Norge mer enn seks måneder men ikke oppfyller vilkårene for å få tildelt et norsk fødselsnummer.

Felles nasjonalt hjelpenummer (FNH)
De som ikke har eller få fnr eller dnr skal få tildelt FNH fra Personregisteret (PREG) ved innreise. FNH benyttes for å gi helsesektoren en løsning for unik personidentifikasjon for personer som ikke har fødselsnummer eller D-nummer, eller hvor dette ikke er kjent.

ID knyttet til reisen
Nummer som genereres når man registreres i innreiseskjema. Må oppgis på karantenehotell

Hvordan komme i gang med Fiks innreiseoppfølging?

Mer informasjon finner du her Fiks innreiseoppfølging

ROS og DPIA

DPIA

Vi oppfordere kommunene å lage en plan og rutine for hvordan dere skal overholde arkivplikten for informasjonen i Fiks smittesporing. Dette kan gjøres jevnlig eller ved pandemiens slutt.

Malen som er publisert er KS sin vurdering, men kommunen må selv vurdere om de er enige eller om de ønsker å gjennomføre DPIA.

ROS

Vi oppfordrer alle kommuner som skal ta i bruk Fiks Innreiseoppfølging til å benytte malen som finnes på linken nedenfor og tilpasse den til lokale forhold.

Mal for ROS og DPIA finner dere her: https://portal.fiks.ks.no/fiks/avtalen/