Ny funksjonalitet i Fiks digiorden

Etter at KS overtok ansvaret for digiorden 1. januar i år, har prosjektet videreutviklet løsningen i tråd med kommunenes behov. Blant annet har behandlingsprotokollene fått mer funksjonalitet, og det er gjort tekniske forbedringer i løsningen.  

Fiks digiorden er et styringsverktøy som hjelper kommunen å drive god informasjonsforvaltning. Styringsverktøyet kan brukes til å sikre et eierskap til kommunens informasjonsforvaltning og investeringer på digitaliseringsområdet. I tett samarbeid med brukerrådet har prosjektet i løpet av våren registrert og prioritert endringsbehov som nå er omsatt til leveranser.

Her er en oversikt over gjennomførte og kommende forbedringer:

  • Det er gjort endringer på behandlingsprotokoller hvor det nå er mulig å registrere internt ansvarlig, og på utskrift kommer det med kontaktinformasjon til personvernombud i kommunen. Under testing er det mulig å bruke behandlingsprotokollen som en fullstendig personvernerklæring. I tillegg er det lagt til noen nye felt, og hjelpetekster er oppdatert.
  • Det er gjort tekniske forbedringer av løsningen med bl.a. sikkerhetsoppdatering av programpakker.
  • Prosjektet arbeider nå med å tilby eksport av applikasjonsoversikten. Sammenligning av applikasjonsoversikter blir da enklere, noe som er viktig for kontroll og styring av porteføljen. For kommuner som har felles IKT-tjenester, vil eksport være et godt verktøy for arbeid med konsolidering og anskaffelser.
  • Fiks digiordens felles applikasjonsregister vil i større grad bli utnyttet ved registrering av nye applikasjoner. På denne måten vil vi i Fiks digiorden etterhvert tilby en samlet oversikt over fagsystemer som er i bruk. Kombinasjonen av import/eksport av applikasjoner og økt bruk av felles applikasjonsregister vil gi kommunene en langt bedre kvalitet på informasjonen som registreres i Fiks digiorden.

Delta på åpent brukermøte 19. november
Prosjektet planlegger et åpent brukermøte fredag 19. november hvor dere vil få mer informasjon om prosjektet og videre planer for utvikling av Fiks digiorden. Mer informasjon og påmelding kommer snart.

Vil du vite mer om Fiks digiorden?
Les mer om hvordan din kommune kan ta i bruk Fiks digiorden på Fiks-portalen. På ks.no kan du også lese om Lillesand kommunes erfaringer med å ta tjenesten i bruk.  

Har du spørsmål, ta gjerne kontakt med vår brukerstøtte, fiks@ks.no.

Kommunene må bruke infotorg inntil fagsystemleverandørene har tatt i bruk Fiks folkeregister

Fra 1. januar 2022 må alle kommuner ha tilgang til det moderniserte folkeregisteret. Fiks folkeregister gir kommunesektoren denne tilgangen, men mange fagsystemleverandører har ennå ikke tatt i bruk tjenesten. Det innebærer at kommunene fra nyttår må ha avtale med TietoEVRY om bruk av folkeregisteret fram til leverandørene har tatt i bruk Fiks folkeregister.

Slik inngår du avtale med TietoEVRY.

Dere kan fortsatt bruke nettsiden til Fiks folkeregister til å gjøre oppslag i folkeregisteret og lage innbyggerlister, men det tar altså noe tid før fagsystemene er klare til å hente folkeregisteropplysninger fra Fiks folkeregister. Når fagsystemleverandørene er klare, får kommunene alle folkeregisteropplysninger fra Fiks folkeregister, og dere trenger ikke lenger avtaler med andre leverandører.

KS er i dialog med leverandørene, og flere planlegger å ta i bruk Fiks folkeregister i løpet av året. Det gjelder blant annet Acos og Visma. Les mer om leverandørdialogen og hvilke fagsystemer som henter opplysninger fra Fiks folkeregister.

Nye IP-adresser for Fiks API

Vi har gått over til lastbalansering på api.fiks.ks.no og har nå derfor flere IP-adresser. Vi ser at noen kommuner mest sannsynlig har sperringer i sine brannmurer og derfor må åpne opp for våre nye adresser.

De nye adressene som kommunene må åpne opp for er 137.221.28.86 og 137.221.25.86.

Ta gjerne kontakt med oss på e-post fiks@ks.no hvis du har spørsmål.

Nå kan dere signere tjenesteavtaler digitalt

Nå kan alle som tar i bruk tjenester på Fiks-plattformen, signere tjenesteavtalene digitalt.

For hver Fiks-tjeneste (fylkes-)kommunen tar i bruk, skal dere signere en tjenesteavtale (tjenestevedlegg). Tidligere måtte avtalene signeres og sendes inn i papirformat. Nå kan dere enkelt signere avtalene digitalt fra forvaltningssiden til Fiks-plattformen.

Det vil også være mulig å signere og sende inn avtalene i papirformat som før, men vi anbefaler digital signering for å unngå forsinkelser.

SvarUt og SvarInn er i normal drift igjen

Vi viser til informasjon tidligere i dag om problemer med SvarUt og SvarInn.

Klokken 13:25, altså etter en knapp time, var to av tre noder i drift igjen. Nå er situasjonen normalisert og problemet er altså løst.

Loggene i SvarUt og SvarInn viser at de langt fleste fagsystemene automatisk gjenopptok sending og mottak av forsendelser. For disse førte altså ikke nedetiden til annet enn en knapp times forsinkelse.

Dersom man er i tvil om forsendelsene faktisk kom frem bør man sjekke den utgående posten i fagsystemet mot loggen i SvarUt på https://svarut.ks.no/forsendelser.

Ny praksis for å sende post med sensitive personopplysninger til AltInn via SvarUt

I dag kan alle med tilgang til rollen Post/Arkiv i Altinn lese post som kommer gjennom SvarUt til virksomhetens innboks i Altinn. Post/Arkiv-rollen gir automatisk daglig leder og styreleder denne tilgangen. Det er i dag ikke mulig å hindre en slik tilgang. Dette utgjør en uønsket høy risiko for at sensitive personopplysninger tilgjengeliggjøres for personer uten tjenstlig behov.

Vi anbefaler derfor at Altinn ikke benyttes når dere sender post som styreleder og daglig leder ikke skal ha tilgang til, til virksomheter via SvarUt. Dette er en midlertidig løsning fram til ny funksjonalitet i SvarUt er på plass i løpet av 2021.

Hvilken post gjelder det?           
Sensitive personopplysninger (særlige kategorier personopplysninger) er helseopplysninger, barnevernssaker eller andre typer opplysninger som kun skal leses av enkelte personer i virksomheten. Dere bør altså vurdere om posten inneholder opplysninger som i henhold til regelverket ikke skal være tilgjengelig for alle med tilgang til rollen Post/Arkiv i Altinn.

Den som skal sende post via SvarUt, bør ta stilling til følgende tre spørsmål før brevet sendes:

  1. Er mottaker av brevet en organisasjon?
  2. Mottar organisasjonen brevet i sin innboks i Altinn (og ikke i et dedikert fagsystem)?
  3. Inneholder brevet sensitive personopplysninger som kun få/enkelte personer i virksomheten bør ha tilgang til?

Hvis svar på alle spørsmål overfor er ja, bør ikke posten sendes til virksomhetens innboks i Altinn.

Hvordan sende post med sensitive opplysninger?
For å unngå å sende post til virksomheter via SvarUt til Altinn må dere unnlate å skrive organisasjonsnummer til mottaksorganisasjonen inn i saken når dere sender saken til SvarUt. Da vil den aktuelle forsendelsen gå til mottakeren som vanlig brevpost i stedet. Hvis dere vet at mottakeren bruker tjenesten SvarInn, kan dere imidlertid sende posten digitalt via SvarUt på vanlig måte.

Det er også mulig å sende dokumenter med sensitive personopplysninger via KS-tjenesten «Del dokument», hvor man kan dele dokumenter på en sikker måte. For å bruke denne tjenesten må man vite fullt fødselsnummer til mottakeren, for eksempel en saksbehandler hos barnevernet eller en fastlege.

Ny funksjonalitet i SvarUt er på plass i løpet av året
KS jobber med ny funksjonalitet i SvarUt som vil løse problemet. I den nye versjonen kan avsenderen merke forsendelsene med ulike kategorier sensitive personopplysninger og dermed begrense hvem som får tilgang til hvilken informasjon. Den nye versjonen er klar i løpet av 2021, og funksjonaliteten blir tilgjengelig i kommunens fagsystemer når leverandørene har tatt i bruk den nye versjonen fra KS. Inntil videre anbefaler vi altså at dere unngår å sende visse typer post med sensitive personopplysninger til AltInn via SvarUt.

Har du spørsmål?
Ta gjerne kontakt med oss på e-post svarut@ks.no hvis du har spørsmål.

Fiks folkeregister er klart til bruk – dere trenger ikke inngå nye avtaler med tidligere distributør

KS er kjent med at tidligere distributør av folkeregisterdata oppfordrer kommunene til å inngå nye avtaler om bruk av folkeregisteret. Tjenesten Fiks folkeregister leverer i dag de samme folkeregisteropplysningene som kommuner og fylkeskommuner tidligere bare kunne få fra Infotorg. Det er derfor ikke nødvendig å forlenge eller inngå avtaler med andre leverandører enn KS.

Har dere spørsmål?
Ta gjerne kontakt med oss på e-post modernisertfolkeregister@ks.no hvis dere har spørsmål.

Veiledere: Hvordan konfigurere Fiks prøvesvar og Fiks innreise for kommuner som benytter smittesporingsverktøyet ReMin

Fiks prøvesvar og Fiks innreise er også tilgjengelig for kommuner som bruker smittesporingsverktøyet ReMin.

Her finner dere detaljerte beskrivelser for hvordan dere konfigurerer opp tjenestene:

Veileder: Hvordan konfigurere Fiks prøvesvar for kommuner som bruker ReMin.

Veileder: Hvordan konfigurere Fiks innreise for kommuner som bruker ReMin.

Har du spørsmål?

Har du spørsmål til veilederne? Ta gjerne kontakt med vår brukerstøtte på fiks@ks.no

Ny praksis for å sende post med sensitive personopplysninger til AltInn via SvarUt

I dag kan alle med tilgang til rollen Post/Arkiv i Altinn lese post som kommer gjennom SvarUt til virksomhetens innboks i Altinn. Post/Arkiv-rollen gir automatisk daglig leder og styreleder denne tilgangen. Det er i dag ikke mulig å hindre en slik tilgang. Dette utgjør en uønsket høy risiko for at sensitive personopplysninger tilgjengeliggjøres for personer uten tjenstlig behov.

Vi anbefaler derfor at Altinn ikke benyttes når dere sender post som styreleder og daglig leder ikke skal ha tilgang til, til virksomheter via SvarUt. Dette er en midlertidig løsning fram til ny funksjonalitet i SvarUt er på plass i løpet av 2021.

Hvilken post gjelder det?           
Sensitive personopplysninger (særlige kategorier personopplysninger) er helseopplysninger, barnevernssaker eller andre typer opplysninger som kun skal leses av enkelte personer i virksomheten. Dere bør altså vurdere om posten inneholder opplysninger som i henhold til regelverket ikke skal være tilgjengelig for alle med tilgang til rollen Post/Arkiv i Altinn.

Den som skal sende post via SvarUt, bør ta stilling til følgende tre spørsmål før brevet sendes:

  1. Er mottaker av brevet en organisasjon?
  2. Mottar organisasjonen brevet i sin innboks i Altinn (og ikke i et dedikert fagsystem)?
  3. Inneholder brevet sensitive personopplysninger som kun få/enkelte personer i virksomheten bør ha tilgang til?

Hvis svar på alle spørsmål overfor er ja, bør ikke posten sendes til virksomhetens innboks i Altinn.

Hvordan sende post med sensitive opplysninger?
For å unngå å sende post til virksomheter via SvarUt til Altinn må dere unnlate å skrive organisasjonsnummer til mottaksorganisasjonen inn i saken når dere sender saken til SvarUt. Da vil den aktuelle forsendelsen gå til mottakeren som vanlig brevpost i stedet. Hvis dere vet at mottakeren bruker tjenesten SvarInn, kan dere imidlertid sende posten digitalt via SvarUt på vanlig måte.

Det er også mulig å sende dokumenter med sensitive personopplysninger via KS-tjenesten «Del dokument», hvor man kan dele dokumenter på en sikker måte. For å bruke denne tjenesten må man vite fullt fødselsnummer til mottakeren, for eksempel en saksbehandler hos barnevernet eller en fastlege.

Ny funksjonalitet i SvarUt er på plass i løpet av året
KS jobber med ny funksjonalitet i SvarUt som vil løse problemet. I den nye versjonen kan avsenderen merke forsendelsene med ulike kategorier sensitive personopplysninger og dermed begrense hvem som får tilgang til hvilken informasjon. Den nye versjonen er klar i løpet av 2021, og funksjonaliteten blir tilgjengelig i kommunens fagsystemer når leverandørene har tatt i bruk den nye versjonen fra KS. Inntil videre anbefaler vi altså at dere unngår å sende visse typer post med sensitive personopplysninger til AltInn via SvarUt.

Har du spørsmål?
Ta gjerne kontakt med oss på e-post svarut@ks.no hvis du har spørsmål.